“Mensen kopen van mensen. Vertrouwen op de juiste implementatiepartner maakt het verschil.”
Als een van Zuid-Afrika’s grootste leveranciers van CNC-bewerkingsmachines had WD Hearn een ERP-systeem nodig dat kon meegroeien met hun ambitieuze groei. Managing Director Graeme Cooper blikt terug op hun overgang naar NetSuite en de beslissende rol die Rsult speelde als hun implementatie- en servicepartner.
“Als scale-up in een snelle groeifase hadden we een systeem nodig dat met ons mee kon evolueren, een systeem waarop we konden vertrouwen als onze dagelijkse partner.”
Een systeem dat niet meer voldeed aan hun behoeften
“We hadden 15 jaar lang hetzelfde Zweedse ERP-systeem gebruikt. Maar in de afgelopen jaren, telkens als we de jaarlijkse factuur ontvingen, dacht ik: ‘We moeten echt ergens anders naar kijken. Als scale-up in een snelle groeifase hadden we een systeem nodig dat met ons mee kon evolueren, een systeem waarop we konden vertrouwen als onze dagelijkse partner. Ons bedrijf breidde zich snel uit en we hadden een robuust ERP nodig om die groei te beheren, de voorraad te controleren en onze processen te stroomlijnen.”
Waarom NetSuite? Waarom resultaat?
Graeme maakte aanvankelijk kennis met NetSuite door een vriend die bij Oracle werkte. Dit leidde ertoe dat hij twee concurrerende ERP-oplossingen vergeleek, waaronder NetSuite, geïmplementeerd door het team van Rsult in Zuid-Afrika.
“Het scheelde niet veel. Beide oplossingen hadden hun verdiensten en vanuit technisch oogpunt zagen ze er allebei sterk uit. Het verschil zat hem echter in de mensen. Het team van Rsult viel op door hun persoonlijke benadering, hun presentatie en het vertrouwen dat we vanaf dag één voelden. We begrepen al vroeg hoe belangrijk het implementatieteam zou zijn. Uiteindelijk kopen mensen van mensen. En bij Rsult wisten we dat we in goede handen waren.”
“Het Rsult-team heeft niet alleen de software geïmplementeerd. Ze namen de tijd om onze processen door en door te begrijpen.”
Een complexe implementatie, naadloos gemaakt
Het implementeren van een nieuw ERP-systeem is nooit een kleine taak, en WD Hearn had zijn eigen unieke uitdagingen. “Mensen onderschatten vaak hoe groot deze overgang is. Het veranderen van een ERP-systeem is een mentale verschuiving. Zodra je op ‘go’ drukt bij de migratie en implementatie, is het vereiste detailniveau immens. Je hebt een implementatieteam nodig dat je bedrijf echt begrijpt.”
Het bedrijfsmodel van WD Hearn is complex. Ze verkopen niet alleen standaardproducten, maar ook hoogwaardige, op maat gemaakte machines met lange levertijden en gespreide betalingen. Elke machine kan wel 100 optionele configuraties hebben en het beheren van wisselkoersen bij grote internationale transacties voegt nog een extra laag complexiteit toe.
“Het Rsult-team heeft niet alleen de software geïmplementeerd. Ze namen de tijd om onze processen door en door te begrijpen. Neil, Craig en het hele team zorgden ervoor dat we een systeem hadden dat perfect bij ons bedrijf paste. Dat soort expertise en lokale ondersteuning maakten een enorm verschil.”
De impact van NetSuite & Rsult
De resultaten van de NetSuite implementatie waren snel merkbaar:
- Snellere verkoopcycli: het offerte- en opvolgingsproces is nu gestroomlijnd, waardoor de responstijden aanzienlijk zijn verbeterd.
- Verbeterde financiële zichtbaarheid: WD Hearn heeft nu een duidelijk, real-time financieel overzicht, met dashboards die belangrijke KPI’s, gefaseerde betalingen en het volgen van wisselkoersen weergeven, wat cruciaal is voor hun bedrijf.
- Voorraad & logistiek beheer: voorraadbeheer (op meerdere locaties) en logistiek is veel efficiënter geworden, vooral voor grote machines die speciaal transport vereisen. Kosten, levertijden en voorraadlocatie zijn allemaal gecentraliseerd, waardoor slimmere zakelijke beslissingen kunnen worden genomen.
- Sterkere interne processen: het systeem zorgt ervoor dat cruciale onderdelen, zoals transformatoren of machineonderdelen, niet worden vergeten in het bestelproces, waardoor kostbare interne fouten worden verminderd.
- Schaalbaarheid & toekomstige groei: “Een van de belangrijkste adviezen die Rsult ons vanaf het begin gaf, was om de dingen in het begin niet te ingewikkeld te maken. In plaats van alle mogelijke modules tegelijk te implementeren, hielpen ze ons te focussen op de must-haves; de essentiële functies die een onmiddellijke impact zouden hebben op ons bedrijf. Door deze aanpak verliep de overgang soepeler en kon ons team zich aanpassen zonder overweldigd te worden.
Nu alles draait, kunnen we de nice-to-haves verkennen als extra functies en optimalisaties die onze efficiëntie verder zullen verbeteren. Met een solide basis kunnen we de mogelijkheden van het systeem nu strategisch uitbreiden om onze toekomstige groei te ondersteunen.
Geleerde lessen en aanbevelingen
Graeme heeft één belangrijk advies voor bedrijven die een soortgelijke overgang overwegen:
“Wees voorbereid op de werklast. Een ERP-implementatie gaat niet alleen over het veranderen van software; het gaat over het herstructureren van je bedrijf. Het kost tijd, moeite en toewijding van je team. Maar met de juiste partner is het absoluut de moeite waard.”
WD Hearn werkt nu met een professioneler, schaalbaarder en toekomstbestendiger systeem, dankzij NetSuite en Rsult.
