De geur van versgezaagd hout, stapels zware balken en dagelijks tientallen vrachtwagens die het terrein verlaten: wie het gigantische buitenterrein van Tuindeco in Coevorden bezoekt, 255.000 vierkante meter met negen grote hallen, ziet een klassieke groothandel in tuinhout en blokhutten. Maar achter dat ambachtelijke beeld schuilt een hightech, internationaal opererende, organisatie. In nog geen vier jaar tijd maakte Tuindeco een enorme digitale sprong. “Het voelt alsof we in één keer van 2000 naar 2025 zijn gegaan,” vertelt Jeroen Reijngoud, Head of Technology van de Tuindeco Group. “En het mooiste is: we zijn nog lang niet klaar.”
Het vertrekpunt: oude software en groeiende complexiteit
Tot een paar jaar geleden draaide Tuindeco op een verouderd ERP-systeem. Dat systeem zou niet langer ondersteund worden en bood bovendien geen mogelijkheden voor internationale consolidatie. Ondertussen veranderde de onderneming snel. De groothandel breidde uit met e-commercebedrijven en nam belangen in Spanje, Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk Een investeringsmaatschappij stapte in en vroeg om beter inzicht in omzet, voorraden en marges.
“We hadden te maken met verschillende losse administraties,” vertelt Jeroen. “De ene businessunit werkte met een eigen lokaal ERP-pakket, de andere met spreadsheets. We hadden simpelweg geen realtime inzicht op wat er in de groep gebeurde. Als onze Spaanse partij vandaag voor zeven miljoen euro zou verkopen, hadden wij daar pas weken later zicht op. Dat was niet langer houdbaar.”
“Als je logisch kunt denken en een beetje technisch bent, kun je zelf veel bouwen. Dat was voor ons doorslaggevend.”
De zoektocht naar een nieuw systeem leidde langs de grote namen: SAP, Microsoft Dynamics en Oracle NetSuite. “We hebben gedegen gesprekken gevoerd met alle drie,” zegt Jeroen. “SAP viel af omdat het te weinig flexibiliteit biedt en de implementatie kostbaar en log zou worden. Microsoft Dynamics kwam in de buurt, maar uiteindelijk gaf Oracle NetSuite ons het meeste vertrouwen. Het systeem is ‘highly customizable’. Als je logisch kunt denken en een beetje technisch bent, kun je zelf veel bouwen. Dat was voor ons doorslaggevend.”
Rsult als partner voor implementatie
Voor de implementatie koos Tuindeco voor Rsult, een gespecialiseerde Oracle NetSuite-partner met een sterke aanwezigheid in Noord-Nederland. “De klik met Rsult was er meteen,” aldus Jeroen. “Ze luisterden niet alleen, maar durfden ook kritisch te zijn. Soms vroegen we om een bepaalde aanpassing en kregen we het antwoord: ‘Eigenlijk bedoel je iets anders en dat kan standaard in Oracle NetSuite.’ Die scherpe blik heeft ons veel opgeleverd.”
De implementatie startte met één bedrijf waar vooral administratieve handelingen plaatsvonden. Daarna gingen de overige bedrijven over. Denk aan: finance, logistiek, e-commerce en klantenservice. Dat vroeg om lef, want Tuindeco was een van de eerste bedrijven die op deze schaal het WMS van Oracle Netsuite gebruikte. “Dat was pittig,” geeft Jeroen toe. “Veel van wat wij toen lieten ontwikkelen is inmiddels standaard in Oracle NetSuite. Wij liepen echt voorop.”
Eén platform voor negen bedrijven
Vandaag draaien negen bedrijven in verschillende landen op één Oracle NetSuite-omgeving. Dat maakt de voordelen tastbaar. De financiële administratie is gecentraliseerd: een team in Coevorden verwerkt de volledige administratie voor alle entiteiten. Businesscontrollers kunnen met één druk op de knop rapportages genereren voor individuele bedrijven of de hele groep.
Ook de logistiek is volledig geïntegreerd. “Vroeger werkten we met stapels papieren pickbonnen,” zegt Jeroen. “In het hoogseizoen begon het team om zes uur ’s ochtends en werkte door tot ’s avonds laat, soms tot elf uur, totdat alle bestellingen de deur uit waren. Nu werken we met 65 handscanners en geautomatiseerde planningen. We weten precies hoeveel mensen we nodig hebben voor een bepaald aantal orderregels. Daardoor zijn overuren drastisch verminderd en kunnen we beter sturen op productiviteit.”
De voordelen reiken verder dan efficiency. De directie kan op elk moment inloggen en de actuele orderintake volgen. “Als het een dag wat rustiger is, krijg ik weleens een bericht: ‘Doet de website het wel?’,” lacht Jeroen. “Dat realtime inzicht is nieuw voor ons, en het maakt snelle bijsturing mogelijk.”
Van voorraad naar vraag gestuurd inkopen
Een ander concreet voorbeeld is de inkoop. Tot op heden koopt Tuindeco grote hoeveelheden hout in op basis van ruwe schattingen. Nu verschuift het bedrijf naar vraag gestuurde inkoop. “We zien precies welke producten populair zijn en waar de vraag afneemt,” vertelt Jeroen. “In plaats van in januari al te beslissen wat we het hele jaar gaan inkopen, kunnen we nu continu bijsturen. Dat voorkomt overschotten én tekorten.”
Data als strategisch wapen
Alle bedrijfsdata, van klantcommunicatie tot transportplanning, komen samen in Oracle NetSuite. Voor rapportages gebruikte Tuindeco aanvankelijk Power BI, maar de overstap naar Oracle NetSuite Analytics Warehouse is in volle gang. “Het is eigenlijk Power BI, maar dan direct verbonden met Oracle NetSuite,” zegt Jeroen. “Je hoeft geen externe koppelingen te maken. We kunnen straks direct vragen: hoeveel facturen heeft een specifieke klant ontvangen en hoeveel zijn er nog open? En dat kan net zo goed op salesniveau, met inzicht in openstaande offertes en verkoopkansen.”
Samenwerken met Rsult
Tijdens de drie jaar durende projectfase speelde Rsult een sleutelrol. “Ze zijn geen helpdesk die simpelweg tickets afhandelt,” zegt Jeroen. “Ik stuur een vraag en er wordt gezegd ‘Ik maak een ticket, ik plan het in’. Soms krijg ik de volgende ochtend al een bericht: ‘Ik heb er vannacht nog eens over nagedacht, probeer dit eens.’ Die betrokkenheid is goud waard.”
Tuindeco koos bewust voor een partner die meedenkt en onze business kent. “En dat is precies wat Rsult biedt.”
Toekomst: AI en verdere automatisering
Hoewel Oracle NetSuite steeds meer AI-functionaliteiten aankondigt, zoals intelligente aanbevelingen en documentherkenning, blijft Jeroen nuchter. “AI is (tot nu toe) geen wondermiddel. Eerst moeten je processen en data kloppen. Natuurlijk zien we kansen, bijvoorbeeld automatische orderverwerking vanuit e-mail. Maar veel van wat bedrijven ‘AI’ noemen, zijn op dit moment gewoon slimme procesverbeteringen.” Wel is Tuindeco bezig om de mogelijkheden van AI te ontdekken en hebben een projectgroep opgezet om dit binnen de groep op te zetten.
De digitale transformatie heeft niet alleen de bedrijfsvoering veranderd, maar ook Jeroens eigen loopbaan. Hij begon als planner en opvolgend als logistiek engineer, werd product owner Oracle NetSuite en is nu Head of Technology voor de hele groep. “Het implementeren en samen oplossingen bedenken vind ik het mooiste onderdeel,” zegt hij. Ook de organisatie als geheel is gegroeid. “We zijn professioneler, internationaler en veel beter voorbereid op de toekomst. Dankzij de verticale integratie kunnen we over alle bedrijven heen sturen. Dat helpt ons niet alleen vandaag, maar ook in de volgende groeifase.”
Wat begon als een klassieke houthandel is in korte tijd uitgegroeid tot een internationaal opererende, data gedreven onderneming. Met Oracle NetSuite als digitale ruggengraat en Rsult als strategische partner heeft Tuindeco een fundament gelegd waarop het nog jaren kan doorgroeien. En waarmee het bedrijf elke dag opnieuw bewijst dat ook in de meest traditionele sectoren een hightech hart kan kloppen.
