Als operationeel directeur Bernd Niessen naar de huidige projectpijplijn van Habufa kijkt, ziet hij iets wat vier jaar geleden nog onmogelijk zou zijn geweest: zijn meest bekwame mensen werken aan groei-initiatieven in plaats van aan handmatige administratieve taken.
“We kunnen nu de capaciteiten van hooggekwalificeerde mensen inzetten voor nieuwe projecten in plaats van dat ze handmatig moeten ingrijpen in bepaalde processen,” legt Niessen uit. “We kunnen ze gebruiken om NetSuite te integreren in andere delen van het bedrijf en uitbreidingsinitiatieven te stimuleren.”
Deze transformatie ging niet over één nacht ijs. Het is het resultaat van een strategische NetSuite implementatie die systematisch handmatig werk elimineerde in alle activiteiten van Habufa, waardoor hun meest waardevolle resource, ervaren personeel, vrij kwam om zich te richten op de projecten die de ambitieuze groei van het bedrijf stimuleren.
De verborgen kosten van handmatige processen
Vóór NetSuite zaten Habufa “s vakkundige medewerkers gevangen in een cyclus van handmatige interventies die hun tijd opslokten maar weinig strategische waarde toevoegden. In het debiteurenbeheer besteedde geschoold financieel personeel uren aan telefoongesprekken met klanten, het onderzoeken van discrepanties, het opsporen van ontbrekende creditnota” s en het oplossen van wat Niessen de “grijze gebieden” noemt die onvermijdelijk ontstaan bij handmatige processen.
“Er waren altijd grijze gebieden”, herinnert Niessen zich. “Een debiteur belde als er een limiet of tijdslimiet was overschreden, en dan moesten we samen op onderzoek uit. De klant zei dan ‘maar er ligt hier een creditnota die nog niet verwerkt is’. Er was altijd een beetje onzekerheid.”
Communicatie met klanten vormde een ander beslag op de middelen. Tot 30% van de interacties met klanten vereiste handmatige verwerking van orderbevestigingen, leveringsschema’s en statusupdates – werk dat de aandacht vereiste van ervaren personeel dat de complexiteit van het bedrijf begreep. Elke uitzondering, elke wijziging, elke update vereiste menselijke tussenkomst van mensen die de kennis en bevoegdheid hadden om beslissingen te nemen.
Dit was niet alleen inefficiënt, het was ook duur. Habufa’s meest waardevolle medewerkers, degenen met diepgaande institutionele kennis en probleemoplossend vermogen, besteedden hun tijd aan repetitieve taken in plaats van aan het stimuleren van groei.
De strategische herverdeling
De implementatie van NetSuite veranderde fundamenteel hoe Habufa zijn menselijk kapitaal inzet. Door routineprocessen te automatiseren, creëerde het bedrijf capaciteit voor strategische initiatieven die direct bijdragen aan groei.
“We werken aan het automatiseren van onze volledige inkooporder- en goederenstroom binnen NetSuite,” zegt Niessen. “Dit is een fundamentele procesverandering waar onze deskundige medewerkers zich nu op kunnen richten omdat ze niet vastzitten aan handmatige klantcommunicatie.” Het team is tegelijkertijd bezig met de rebranding van hun Franse collectie, die volledig zal worden geïntegreerd in NetSuite. Dit zijn fundamentele procesveranderingen die de Europese expansie ondersteunen – werk dat simpelweg niet mogelijk was toen diezelfde mensen routinematige administratieve taken uitvoerden.
Het bedrijf implementeert ook geavanceerde dropshipmentmogelijkheden en geavanceerde functies voor magazijnbeheer die nieuwe fulfillmentmodellen mogelijk maken. Middelen die voorheen nodig waren voor handmatige orderverwerking worden nu ingezet voor de ontwikkeling van verbeterde klantportals en geautomatiseerde servicemogelijkheden. Dankzij de verbeterde operationele efficiëntie kan het bedrijf meer middelen besteden aan het betreden van nieuwe markten en het ontwikkelen van nieuwe productlijnen.
De wiskunde van het vermenigvuldigen van bronnen
De impact van automatisering op de toewijzing van middelen wordt duidelijk als je onderzoekt wat er is veranderd. Vóór NetSuite vereiste 30% van de communicatie met klanten handmatige tussenkomst, kostte debiteurenbeheer veel tijd van ervaren financieel personeel, eisten procesuitzonderingen aandacht van ervaren operationeel personeel en vereiste integratie met partners voortdurende handmatige coördinatie.
Na NetSuite-implementatie verlopen EDI-integraties met 30% van de klanten volledig automatisch, naadloze API-verbindingen met logistieke partners zoals PostNL en JCL elimineren handmatige coördinatie, debiteurenbeheerprocessen verlopen automatisch met minimale tussenkomst en orderbevestigingen, leveringsschema’s en statusupdates vereisen geen menselijke tussenkomst.
“Er komt geen handmatig werk meer kijken bij orderbevestigingen, leveringsbevestigingen, leveringsschema’s”, legt Niessen uit. “Geen mensenhand raakt deze processen aan.”
Het samengestelde effect
De transformatie creëerde een samengesteld effect dat de waarde van automatisering vermenigvuldigt en verder gaat dan alleen het elimineren van taken. Nu routinetaken zijn geautomatiseerd, kan deskundig personeel zich richten op het oplossen van complexe problemen en strategische besluitvorming. “We kunnen overal waar NetSuite is geïmplementeerd efficiëntieverbeteringen doorvoeren,” merkt Niessen op.
Automatisering verminderde niet alleen het werk, maar verbeterde ook de kwaliteit. “Het grijze gebied is verdwenen”, zegt Niessen. “Onze debiteurenbeheerders hoeven dit soort onderwerpen zelden meer met klanten te bespreken. De klant weet dat wat Habufa schrijft en de achterliggende documenten degelijk en volledig consistent zijn.”
Bevrijd van operationeel onderhoud kunnen teams zich richten op voortdurende verbetering en innovatie. De vijfjarige routekaart voor volledige digitale transformatie is alleen mogelijk omdat er middelen beschikbaar zijn voor strategische initiatieven. Misschien wel het belangrijkste is dat Habufa nu haar activiteiten kan opschalen zonder dat het administratieve personeel evenredig toeneemt. Groeiprojecten kunnen zich richten op het genereren van inkomsten in plaats van op operationele ondersteuning.
De strategische impact op groei
De herverdeling van middelen heeft meetbare gevolgen gehad voor Habufa’s groeimogelijkheden. Belangrijke initiatieven die voorheen jaren in beslag zouden hebben genomen vanwege de beperkte middelen, kunnen nu in maanden worden afgerond. Geautomatiseerde processen zorgen voor een snellere en nauwkeurigere service, terwijl het personeel zich kan richten op klantinteracties met toegevoegde waarde.
Terwijl concurrenten worstelen met handmatige processen, kan Habufa met de beschikbare middelen snel reageren op kansen in de markt. Teams hebben de tijd om te experimenteren met nieuwe benaderingen, nieuwe markten te testen en nieuwe mogelijkheden te ontwikkelen.
De vijfjarenvisie
Niessen heeft voor de komende vijf jaar een uitgebreid plan opgesteld dat de voordelen van het resourcegebruik verder zal vermenigvuldigen. Het bedrijf zal de integratie van kernsystemen voltooien, waaronder logistieke modules, verkoop- en interne verkoopprocessen en geautomatiseerde inkoopworkflows. Vervolgens zullen ze geavanceerde mogelijkheden zoals marketingautomatisering, AI-gebaseerde analyses en voorspellende onderhoudssystemen implementeren.
Tegen het vijfde jaar streven ze naar een volledige digitale transformatie met volledige uitfasering van legacy-systemen, geavanceerde AI-mogelijkheden en waar nodig volledig geautomatiseerde activiteiten.
“We hebben een tijdlijn voor de komende vijf jaar om geleidelijk alle resterende ERP-modules en functionaliteit één voor één te vervangen,” legt Niessen uit. “Tegen die tijd hebben we alles draaien op NetSuite Oracle in combinatie met de aanpassingen die we hebben toegevoegd via SuiteScripts.”
Lessen voor groeiende fabrikanten
Habufa’s ervaring biedt cruciale inzichten voor andere fabrikanten die de toewijzing van middelen willen optimaliseren. De werkelijke kosten van handmatige processen zijn niet alleen de tijd die eraan besteed wordt, maar ook de opportuniteitskosten van geschoold personeel dat vastzit aan routinetaken in plaats van groei-initiatieven. Bedrijven moeten prioriteit geven aan het automatiseren van processen die de meeste geschoolde arbeid vergen, zoals klantcommunicatie en financieel beheer.
Het is essentieel om een duidelijke visie te hebben over hoe de vrijgekomen middelen zullen worden gebruikt. Automatiseer niet alleen – strategisch herverdelen. API-first architectuur maakt automatisering mogelijk die handmatig werk echt elimineert in plaats van het alleen maar te verplaatsen. De echte waarde komt van duurzame herallocatie van resources in de loop van de tijd, niet alleen van initiële efficiëntiewinsten.
Het concurrentievoordeel
In de huidige concurrerende productieomgeving zijn de bedrijven die hun menselijk kapitaal het meest effectief inzetten, de bedrijven die het beste gedijen. Door handmatig werk systematisch te elimineren en vakkundig personeel vrij te maken voor strategische initiatieven, heeft Habufa een duurzaam concurrentievoordeel gecreëerd.
“We kunnen samen met Rsult terugkijken op een zeer goed resultaat,” zegt Niessen. Maar wat nog belangrijker is, is dat ze vooruit kunnen kijken naar een toekomst waarin hun meest waardevolle bezit, hun mensen, gericht zijn op het werk dat er het meest toe doet: groei stimuleren, klanten bedienen en het bedrijf uitbouwen.
Voor fabrikanten die nog steeds vastzitten in handmatige processen, laat Habufa’s verhaal zien dat de weg naar groei niet per se bestaat uit het aannemen van meer mensen – het gaat om het gebruik van technologie om het potentieel te ontsluiten van de mensen die je al hebt.
