Toen Bernd Niessen, Operations Director bij Habufa Meubelen, vier jaar geleden begon met het evalueren van ERP-alternatieven, stond hij voor een dilemma dat veel productieleiders bekend voor komt: Hoe moderniseer je een systeem dat al 25 jaar de ruggengraat van je activiteiten vormt zonder de bedrijfscontinuïteit in gevaar te brengen?
Voor Habufa, een Nederlandse meubelfabrikant met 400 werknemers en vestigingen in heel Europa, stond er bijzonder veel op het spel. Als familiebedrijf, opgericht in 1968, konden ze zich niet de luxe veroorloven van een “big bang” implementatie die hun zorgvuldig georkestreerde toeleveringsketen en klantrelaties zou kunnen verstoren.
“We zouden nooit in een big bang-situatie kunnen werken,” legt Niessen uit. “We konden niet twee of drie jaar werken aan een nieuw ERP-systeem en dan op een dag de stekker eruit trekken en zeggen ‘vanaf morgen is dit het nieuwe systeem’. We hebben altijd een stapsgewijze overgang voor ogen gehad.”
De Make-or-Buy-filosofie die hun beslissing bepaalde
Habufa’s benadering van technologie is altijd geleid geweest door een fundamentele vraag: maken of kopen? Al 25 jaar kozen ze voor “maken” – het bouwen en onderhouden van hun eigen ERP-infrastructuur met interne IT-resources.
“Habufa gelooft in het zoveel mogelijk in huis houden van IT-mogelijkheden,” zegt Niessen. “Maar we sluiten onze ogen niet voor de mogelijkheden die externe partners zouden kunnen bieden.”
Deze filosofie leidde tot een jaarlijks evaluatieproces waarbij Niessen beoordeelde of externe oplossingen verbeteringen konden leveren die hun interne team niet kon realiseren. Tegen 2020 werd het antwoord steeds duidelijker: bepaalde mogelijkheden die ze wilden implementeren, zouden moeilijk te realiseren zijn met hun bestaande infrastructuur en middelen.
Waarom ze NetSuite kozen boven de “gebruikelijke verdachten”
Toen Habufa met hun leveranciersevaluatie begon, begonnen ze met een uitgebreid document met vereisten en keken ze naar de typische spelers in de onderneming – Microsoft Dynamics, SAP en andere gevestigde ERP-leveranciers.
“Een groot deel viel af in de voorlopige analyse omdat ze niet konden voldoen aan de minimale functionele vereisten die we hadden”, herinnert Niessen zich.
NetSuite, gepresenteerd via hun partnerschap met Rsult, viel op om verschillende redenen:
- Integratiemogelijkheden: Superieure openheid voor communicatie met klanten, leveranciers en derden via API’s
- Bewezen staat van dienst: De aanbeveling kwam via John Schrijvers van Rsult, die ze kenden uit zijn vorige rol bij hun accountantskantoor Witlox Van den Bomen.
- Eerlijke beoordeling: “John was heel realistisch in zijn verhaal – hij zei dat we niet met hen in zee hoefden te gaan, we hoefden niet met NetSuite in zee te gaan. We zouden samen kijken of NetSuite een oplossing was.”
NetSuite was echter niet perfect. Twee belangrijke functionaliteiten ontbraken: mogelijkheden voor inkoopplanning en configuratietools voor complexe, uit meerdere componenten bestaande producten zoals hun aanpasbare meubelsets. Habufa en Rsult lieten zich niet afschrikken en ontwikkelden een stappenplan om deze hiaten in de loop van de tijd op te vullen.
De stapsgewijze implementatiestrategie
Fase 1: Financiën en magazijnbeheer
In plaats van te proberen hun hele systeem in één keer te vervangen, begon Habufa met twee kritieke maar beperkte modules:
- Financieel beheer: Boekhoudprocessen stroomlijnen en debiteurenbeheer verbeteren
- Magazijnbeheer: Voorraadbeheer en logistiek optimaliseren
“We begonnen met deze modules en stelden een specifiek tijdschema vast,” legt Niessen uit. “We brachten het hele proces samen in kaart en hielden gedurende het hele proces nauw contact.”
De kracht van iteratieve probleemoplossing
Toen er tijdens de implementatie uitdagingen opdoken, gebruikten beide teams wat Niessen “mini-sprints” noemt om problemen snel aan te pakken:
“Als we samen tegen een probleem aanliepen, pakten we dat meteen op. We haalden de juiste spelers van zowel Rsult als Habufa erbij en duwden het project vervolgens weer de goede kant op. Het is een heel prettige manier van werken – je hoeft geen maand te wachten en er dan achter te komen dat er dingen fout gaan.”
Kritieke succesfactor: Het juiste projectleiderschap
Een van de belangrijkste lessen van Niessen was het belang van het afstemmen van projectleiderschap op de fase van implementatie:
“We hadden eerder moeten overstappen naar de tweede projectmanager”, blikt hij terug. “De eerste projectmanager leidde ons door de standaard inrichting, maar de tweede projectmanager ging met ons aan de slag om processen te optimaliseren, aan te passen, te kijken naar de mogelijkheden binnen NetSuite en onze wensen. Die tweede projectmanager was echt een schot in de roos.”
Meetbare resultaten: Kwaliteit boven kwantiteit
De implementatie leverde aanzienlijke verbeteringen op in de operationele efficiëntie:
Verbeterd debiteurenbeheer
“De processen die we hadden in debiteurenbeheer, konden we efficiënter maken via NetSuite,” zegt Niessen. “Onze debiteurenbeheerders hadden veel meer tijd om zich te richten op details en waren in staat om uitstaande debiteurensaldi aanzienlijk te verlagen.”
Handmatige interventies geëlimineerd
“Voor wel 30% van onze klanten werken we met EDI-modules die naadloos aansluiten op NetSuite. Hetzelfde geldt voor onze B2C-activiteiten – we hebben een naadloze integratie gerealiseerd met PostNL en onze logistiek dienstverlener JCL via NetSuite API’s.”
Het resultaat? “Er komt geen handmatig werk meer kijken bij orderbevestigingen, leveringsbevestigingen, leveringsschema’s. Geen mensenhand raakt deze processen aan.”
Herschikking van middelen voor groei
Het belangrijkste is misschien wel dat er door de efficiëntiewinst hoogopgeleide resources vrijkwamen voor strategische initiatieven:
“We kunnen de capaciteiten van hooggekwalificeerde mensen inzetten voor nieuwe projecten in plaats van dat ze handmatig moeten ingrijpen in bepaalde processen. We kunnen ze gebruiken om NetSuite te integreren in andere delen van het bedrijf.”
Vertrouwen opbouwen door incrementeel succes
Een van de grootste uitdagingen bij elke ERP-migratie is de acceptatie door gebruikers, vooral bij het vervangen van een systeem dat teams al tientallen jaren gebruiken.
“Als je 25 jaar met je eigen software, je eigen mogelijkheden en je eigen programmeurs hebt gewerkt, vraag je je altijd af hoe buitenstaanders met andere oplossingen zullen worden ontvangen,” erkent Niessen.
De stapsgewijze aanpak bleek cruciaal voor het opbouwen van intern vertrouwen:
“We hadden een vrij hoog niveau waar Result aan moest voldoen. Gaandeweg het proces zagen we dat we boven dat niveau uit konden stijgen, zeker qua functionaliteit. De gebruikers waren daar positief over. Het verspreidt zich als een olievlek – er ontstaat vertrouwen en andere gebruikers op andere afdelingen worden enthousiast om met dezelfde mogelijkheden en software aan de slag te gaan.”
Verbeterde klantrelaties
De professionele verbeteringen strekten zich uit van interne activiteiten tot klantrelaties:
“Er is een veel professionelere indruk van Habufa ontstaan bij onze klanten,” zegt Niessen. “De indruk dat ze bij Habufa echt weten waar ze mee bezig zijn. Die indruk was er al, maar is aanzienlijk toegenomen.”
De integratie elimineerde de “grijze gebieden” die voorheen handmatige tussenkomst en discussies met de klant vereisten:
“Door de integratie en het gebruik van NetSuite en het documenteren van alle stappen, is dat grijze gebied verdwenen. Onze debiteurenbeheerders hoeven dit soort onderwerpen zelden meer met klanten te bespreken. De klant weet nu dat wat Habufa schrijft en de documenten erachter degelijk en volledig consistent zijn.”
De vijfjarige routekaart: Volledige transformatie
Met het succes van de eerste fasen heeft Habufa een uitgebreid vijfjarenplan ontwikkeld om volledig over te stappen van hun legacy systeem:
- Module Logistiek: Stroomlijnen van de toeleveringsketen
- Module verkoop en verkoop binnendienst: De klantenservice verbeteren
- Inkoopmodule: Inkoopprocessen optimaliseren
- Module Marketing en communicatie: Integratie van klantcommunicatie
“We gaan de komende vijf jaar stap voor stap verder, totdat de oude software volledig is uitgefaseerd”, legt Niessen uit. “Dan zal alles draaien op NetSuite Oracle in combinatie met de aanpassingen die we hebben kunnen toevoegen via SuiteScripts.”
Succesfactoren voor ERP-migraties in de productiesector
Gebaseerd op Habufa’s ervaring, komen verschillende kritische factoren naar voren voor succesvolle ERP transformaties:
1. Begin met modules met een hoge impact en een lager risico
Door te beginnen met financiën en magazijnbeheer kon Habufa aanzienlijke voordelen behalen tijdens het leren van het systeem zonder de kernproductieprocessen te verstoren.
2. Operationele continuïteit behouden
De stapsgewijze aanpak zorgde ervoor dat de bedrijfsactiviteiten nooit stopten terwijl de transformatie stapsgewijs plaatsvond.
3. Investeer in integratiemogelijkheden
API-first architectuur bleek essentieel voor het verbinden met klanten, leveranciers en logistieke partners zonder handmatige tussenkomst.
4. Stem het projectleiderschap af op de implementatiefase
Verschillende fasen vereisen verschillende vaardigheden – technische opzet versus procesoptimalisatie en veranderingsmanagement.
5. Bouw vertrouwen op door vroege successen
Kleine successen creëren momentum en draagvlak voor grotere transformaties in de hele organisatie.
6. Plan voor een langetermijnvisie
Het hebben van een duidelijk meerjarenplan helpt ervoor te zorgen dat elke fase naar het uiteindelijke doel toewerkt, terwijl de focus op onmiddellijke resultaten blijft.
Het concurrentievoordeel van naadloze operaties
Vandaag de dag werkt Habufa met een grotere efficiëntie, minder handmatige interventie en verbeterde klantrelaties. Maar het belangrijkste is misschien wel dat ze hun meest waardevolle resource – vakkundige mensen – hebben vrijgemaakt om zich te richten op groei-initiatieven in plaats van operationeel onderhoud.
“We kunnen nu mensen van hoog niveau inzetten voor nieuwe projecten”, benadrukt Niessen. “We zijn bezig met het automatiseren van onze volledige inkooporder- en goederenstroom binnen NetSuite. We zijn bezig met de rebranding van onze Franse collectie, die volledig geïntegreerd zal worden in NetSuite. Dit zijn fundamentele processen die nu veranderd worden.”
Voor productieleiders die voor soortgelijke beslissingen staan, laat Habufa “s verhaal zien dat het mogelijk is om uitgebreide ERP-transformatie te bereiken zonder de risico” s die gepaard gaan met big-bang implementaties. De sleutel ligt in zorgvuldige planning, sterke partnerschappen en de discipline om een stapsgewijze strategie uit te voeren die prioriteit geeft aan bedrijfscontinuïteit naast technologische vooruitgang.
Zoals Niessen concludeert: “We kunnen met Rsult terugkijken op een heel goed resultaat samen.”
