De unieke druk van seizoensgebonden bedrijven
Voor bedrijven met sterk seizoensgebonden vraagpatronen kan de inzet tijdens piekperioden niet hoger zijn. Als het grootste deel van je jaaromzet afhangt van een vlekkeloze uitvoering in een kort tijdsbestek, is er weinig ruimte voor fouten – vooral bij het implementeren van nieuwe systemen.
Dit was precies de uitdaging waar de Fyron Group voor stond, Europa’s toonaangevende fabrikant van eersteklas BBQ-merken zoals OFYR, The Bastard en Grill Guru. Als seizoensgebonden bedrijf met een vraag die zich concentreert in de lente- en zomermaanden, zou hun digitale transformatie de ultieme test moeten doorstaan: een piekseizoen direct na de implementatie.
“We implementeerden NetSuite in oktober 2023 en moesten vervolgens ons eerste volledige BBQ-seizoen navigeren met het nieuwe systeem”, legt Pascal van Vugt uit, die de transformatie bij Fyron Group leidde. “Het was een kritische test van alles wat we hadden opgebouwd.”
Plannen voor seizoensgebonden succes
Voor seizoensgebonden bedrijven die grote systeemveranderingen overwegen, is timing alles. De aanpak van Van Vugt biedt waardevolle inzichten voor anderen die voor soortgelijke uitdagingen staan:
1. Strategische implementatietiming
Fyron koos er bewust voor om in oktober live te gaan – nadat hun hoogseizoen was afgelopen. Deze timing bood verschillende voordelen:
- Lagere operationele druk: Implementatie vond plaats tijdens een relatief rustige periode
- Aanpassingsvenster: Het personeel had maanden de tijd om zich vertrouwd te maken met het systeem voordat de piekdrukte zich voordeed.
- Testtijd: De organisatie kan problemen identificeren en aanpakken vóór de kritieke periode
- Verfijning van processen: Procedures kunnen worden geoptimaliseerd op basis van reëel, maar minder belangrijk gebruik
“Die aanpassingsperiode was van onschatbare waarde,” merkt Van Vugt op. “Tegen de tijd dat ons seizoen begon, hadden we veel initiële problemen opgelost en het vertrouwen van het team in het systeem opgebouwd.”
2. Uitgebreide tests voorafgaand aan het seizoen
Hoewel de meeste implementaties testen omvatten, moeten seizoensbedrijven deze fase naar een hoger niveau tillen – door piekomstandigheden te simuleren die misschien maar een paar weken per jaar voorkomen.
“We zijn ongeveer zes maanden bezig geweest met het uitvoeren van verschillende tests”, legt Van Vugt uit. “Onze belangrijkste gebruikers schreven gedetailleerde testscenario’s gebaseerd op echte bedrijfssituaties en we voerden meerdere integratietestrondes uit.”
Deze rigoureuze aanpak omvatte:
- Testen van volumes: Systeemprestaties bevestigen bij piekbelastingen van transacties
- Scenariotests: Valideren van de afhandeling van seizoensspecifieke situaties
- Multifunctioneel testen: Ervoor zorgen dat alle afdelingen hun rol onder druk kunnen uitvoeren
- End-to-end procesvalidatie: De volledige bedrijfsworkflow van bestelling tot uitvoering controleren
Seizoensgebonden veerkracht opbouwen met behulp van technologie
Bij de implementatie van Fyron ging het niet alleen om het vervangen van systemen, maar ook om het creëren van mogelijkheden die specifiek zijn ontworpen om seizoensgebonden uitdagingen aan te kunnen.
Geavanceerde prognose en planning
“Een cruciale verbetering was de implementatie van NetSuite’s MRP-functionaliteit,” legt Van Vugt uit. “Voorheen was de productieplanning grotendeels reactief. Nu kunnen we werkorders van tevoren plannen en ervoor zorgen dat we de benodigde onderdelen op het juiste moment hebben.”
Dit vermogen is transformatief voor seizoensgebonden bedrijven en maakt het mogelijk:
- Langere planningshorizon: Maanden van tevoren anticiperen op vereisten
- Voorspelling van componenten: Ervoor zorgen dat de voorraden er zijn voordat de piekproductie begint
- Productieplanning: De capaciteit in evenwicht brengen voordat de drukte toeslaat
- Inventarisoptimalisatie: Verminder overtolligheid en garandeer beschikbaarheid
Verbeterde zichtbaarheid met beschikbaar-tot-belofte
Voor klantgerichte teams die te maken hebben met seizoensdrukte, zijn weinig mogelijkheden belangrijker dan zichtbaarheid van de voorraad. Fyron implementeerde de Available-to-Promise-functionaliteit van NetSuite om dit aspect van de activiteiten te transformeren.
“Onze verkoopbinnendienst kan nu precies zien wanneer producten beschikbaar zullen zijn,” merkt van Vugt op. “Als een zending uit Azië vertraging oploopt, kunnen we meteen zien welke bestellingen van klanten hierdoor worden beïnvloed en proactief met hen communiceren.”
Deze zichtbaarheid creëert verschillende voordelen tijdens het hoogseizoen:
- Nauwkeurige leveringsbeloften: Verkoop kan betrouwbare informatie geven zonder controle met magazijnen
- Proactieve communicatie met klanten: Problemen kunnen worden aangepakt voordat het problemen worden
- Alternatieve productaanbevelingen: Artikelen die niet op voorraad zijn, kunnen worden vervangen door beschikbare alternatieven
- Locatie-overschrijdende uitvoering: Bestellingen kunnen worden uitgevoerd vanuit elk magazijn met beschikbare voorraad
Gestroomlijnde activiteiten op meerdere locaties
Seizoensdrukte wordt versterkt wanneer een bedrijf op meerdere locaties actief is. De transformatie van Fyron pakte deze uitdaging aan door uniforme processen te creëren voor alle vestigingen in Roosendaal, Amsterdam en Haarlem.
“In plaats van aparte teams met verschillende benaderingen hebben we nu één uniforme operatie”, legt Van Vugt uit. “Medewerkers kunnen elkaar vervangen tijdens piekperioden en we volgen consistente processen, ongeacht de locatie.”
De implementatie van het magazijnbeheer omvatte:
- Gestandaardiseerde scanprocedures op alle locaties
- Uniforme verzamel- en verpakkingsprotocollen
- Consistente kwaliteitscontroles
- Geïntegreerde verwerking van zendingen
Het eerste seizoen: Lessen uit de frontlinie
Ondanks zorgvuldige planning leverde het eerste piekseizoen na de implementatie nog steeds uitdagingen op. Van Vugt vertelt openhartig over hun ervaringen:
“Tijdens ons eerste seizoen hadden we een aantal problemen waar klanten last van hadden,” erkent hij. “Maar het systeem stelde ons in staat om deze problemen snel te identificeren en aan te pakken, waardoor we veel sneller verbeteringen konden doorvoeren dan mogelijk zou zijn geweest met onze oude systemen.”
De belangrijkste lessen uit hun ervaring zijn onder andere:
- Verwacht het onverwachte
Hoe grondig je ook test, feitelijke piekomstandigheden zullen onvoorziene problemen aan het licht brengen. Bouw responscapaciteit in om deze snel aan te pakken. - Geef prioriteit aan kritieke oplossingen
Concentreer u tijdens het hoogseizoen op oplossingen die een directe impact hebben op de klantervaring. Minder kritieke verbeteringen kunnen wachten tot na de drukte. - Maak gebruik van realtime gegevens
Gebruik de verbeterde zichtbaarheid van uw nieuwe systeem om knelpunten op te sporen en aan te pakken voordat ze escaleren. - Zorg voor duidelijke communicatie
Houd klanten op de hoogte van eventuele uitdagingen en gebruik je verbeterde gegevens om accurate updates en realistische oplossingen te bieden.
Seizoensmanagement op basis van gegevens
Misschien wel het grootste voordeel van de implementatie van Fyron was de verschuiving naar datagestuurd beheer tijdens piekperioden, wanneer duidelijk zicht het belangrijkst is.
“Voor het eerst kan ik precies zien hoeveel zendingen we versturen, wat het gewicht is en welke vervoerders ze afhandelen – informatie die voorheen niet beschikbaar was”, legt Van Vugt uit. “Dit stelt ons in staat om op gegevens gebaseerde gesprekken te voeren met logistieke partners over hun prestaties tijdens onze drukste tijden.”
Deze zichtbaarheid strekt zich uit over alle activiteiten:
- Doorvoergegevens magazijn: Bewaking van orderverzamel- en verpakkingssnelheden tijdens piekperioden
- Toewijzing van arbeid: Identificeren waar extra middelen nodig zijn
- Prestaties van vervoerders: Nagaan welke transportpartners hun serviceniveaus onder druk handhaven
- Inventaris uitputtingspercentages: Potentiële stockouts opsporen voordat ze optreden
Een basis bouwen voor toekomstige seizoenen
Na een volledige seizoenscyclus met het nieuwe systeem te hebben meegemaakt, ziet van Vugt de toekomst met vertrouwen tegemoet: “We hebben nu een solide basis waarmee we onze klanten de komende seizoenen veel beter van dienst kunnen zijn.”
Deze stichting omvat:
- Procesoptimalisatie: Verfijnd op basis van echte ervaringen in het hoogseizoen
- Verbeterde teamcapaciteiten: Medewerkers zijn nu vertrouwd met het systeem onder druk
- Verbeterde voorspellingen: Historische gegevens van het afgelopen seizoen als informatie voor toekomstige planning
- Verfijningen van het systeem: Aanpassingen en aanpassingen op basis van werkelijke gebruikspatronen
Advies voor seizoensbedrijven
Voor andere seizoensbedrijven die grote systeemveranderingen overwegen, biedt van Vugt praktisch advies:
- Time je implementatie strategisch
“Indien mogelijk, ga live tijdens het laagseizoen om je team de tijd te geven zich aan te passen voordat de piekdrukte arriveert.” - Test Seizoensspecifieke Scenario’s Grondig
“Identificeer je meest uitdagende seizoenssituaties en test ze herhaaldelijk. Betrek het personeel dat dagelijks met deze uitdagingen te maken heeft erbij.” - Bouw aan zelfredzaamheid
“Tijdens het hoogseizoen moet je problemen snel oplossen. Investeer in training van je team om veelvoorkomende problemen op te lossen zonder te wachten op externe ondersteuning.” - Gebruik je eerste seizoen als leermoment
“Verwacht de eerste keer geen perfectie. Documenteer uitdagingen, voer verbeteringen door en bouw voort op deze ervaring voor toekomstige seizoenen.” - Focus op zichtbaarheid van gegevens
“Het krachtigste hulpmiddel tijdens piekdrukte is duidelijk zicht op wat er gebeurt. Geef prioriteit aan rapporten en dashboards die dit inzicht verschaffen.”
Door deze principes te volgen, kunnen seizoensbedrijven met succes de uitdagingen van systeemimplementatie aan en tegelijkertijd capaciteiten opbouwen die hun vermogen om uit te blinken tijdens hun meest kritieke perioden transformeren – waardoor seizoensdrukte van een kwetsbaarheid in een strategisch voordeel verandert.
